השלבים המומלצים ליישום מערכת ERP
השלבים המומלצים ליישום מערכת ERP
מערכת ERP (Enterprise Resource Planning) היא מערכת מידע המרכזת את כל הנתונים והתהליכים העסקיים של החברה/הארגון. זו מערכת המאפשרת לארגון ומספקת לארגון כלים לשפר את היעילות, והקבלת ההחלטות שלו.
יישום מערכת ERP הוא תהליך מורכב המצריך תכנון וביצוע קפדניים. חשוב לעקוב אחר השלבים המומלצים הבאים כדי להבטיח יישום מוצלח:
- הגדרת הצרכים העסקיים והתפעוליים:
השלב הראשון הוא להגדיר את הצרכים העסקיים של הארגון. מה הארגון רוצה להשיג באמצעות מערכת ERP? מהם התהליכים העסקיים והתפעוליים החשובים ביותר שיש להתמקד ולשפר? - בחירת מערכת ERP :
לאחר שנקבעו הצרכים העסקיים, יש לבחור מערכת ERP המתאימה לחברה שלנו מבחינת תכונות, תקציב וזמן הטמעה.
מספר גורמים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מערכת, כגון:
- גודל הארגון וכמות משתמשים
- תחום הפעילות של הארגון
- התקציב
- היכולות הטכנולוגיות של הארגון
- תכנון ההטמעה:
לאחר שבחרנו את מערכת ה- ERP , יש לתכנן את ההטמעה.
התכנון צריך לכלול את הדברים הבאים: - לו”ז
- תקציב
- תהליך הטמעה והשלבים
- איזה נתונים יש להסב
- צוות הטמעה
- הדרכה למשתמשים
חלק חשוב בהטמעת המערכת מייד לאחר שהמערכת מותקנת ועוד לפני תחילת הפעלת המערכת יש להדריך את המשתמשים כיצד להשתמש בה, רצוי שהמשתמשים יתרגלו לעבוד עם המערכת וילמדו את “השפה” של המערכת. ההדרכה צריכה להיות מקיפה ופרטנית כדי לוודא שהמשתמשים יוכלו להשתמש במערכת באופן יעיל לאחר שהמערכת תעלה לאויר. - הסבת ומיזוג נתונים
אם הארגון קיים סביר להניח שהוא עושה שימוש במערכת מידע קיימת, יש לבחון ולתכנן היטב איזה נותנים אנו רוצים להעביר למערכת החדשה ולמזג את הנתונים של המערכת הקיימת עם הנתונים של מערכת ה-ERP תהליך ההסבות ומיזוג הנתונים צריך להתבצע בקפידה כדי למנוע אובדן נתונים מחד ו”זיבול” המערכת החדשה בנתונים לא איכותיים שיפריעו לתפקוד המערכת החדש. - הטמעה ניסיונית – פיילוט
לפני הטמעת מערכת ה-ERP בארגון כולו, מומלץ לבצע פיילוט/הטמעה ניסיונית. הפיילוט יאפשר לאתר בעיות ותת להן תשומת לב ופתרון לפני שהמערכת מופעלת בארגון כולו. - הטמעה מלאה
לאחר שנתגלו ונפתרו בעיות והתקלות שנתגלו בשלב הפיילוט , יש לתכנן את יום המעבר בקפידה ואז להטמיע את מערכת ה-ERP בארגון כולו.
זהו שלב שיכול להיות קשוח – שכן, החברה צריכה להמשיך לתפקד ושלב העלייה לאוויר בטווח הקצר “מפריע” לעבודה השוטפת. צריך להסביר את הנושא לעובדים ולדאוג להכין את השטח על ידי פינוי שולחן ודאגה לצוות מורחב לשלב ההטמעה. - תמיכה לאחר הטמעה
לאחר שהמערכת מופעלת, חשוב לדאוג לתמיכה למשתמשים לאחר ההטמעה. תמיכה לאחר ההטמעה תסייע ותעזור למשתמשים לפתור בעיות ולהשתמש במערכת בצורה יעילה בזמן הקצר ביותר.
יישום מערכת ERP הוא תהליך מורכב ויכול להיות ארוך, אך תכנון נכון של התהליכים יכול להביא יתרונות משמעותיים לארגון. על ידי ביצוע השלבים המומלצים לעיל, ניתן להגדיל את הסיכויים להצלחת הפרויקט.
להלן מספר טיפים נוספים ליישום מוצלח של מערכת ERP:
- קבלת תמיכה מיועץ המתמחה בתהליכים
מומלץ לקבל תמיכה מיועץ המתמחה ומבין תהליכים ארגוניים ביישום מערכת ERP. יועץ שילווה את התהליך יכול לעזור לארגון בתכנון הפרויקט, ביצוע ההטמעה ותמיכה לאחר ההטמעה באופן יעיל ומדוייק. יועץ “נכון” לארגון יחסוך בעלויות ויסייע לכם לתווך בין האנשים הטכניים לחברה. - מעורבות של הנהלת הארגון
חשוב שהנהלת הארגון תתמוך בפרויקט יישום מערכת ERP – הנהלת הארגון צריכה להקצות משאבים ואנשי מפתח לפרויקט ולעזור בקבלת החלטות חשובות. - הדרכה והכשרה למשתמשים
חשוב להשקיע בהדרכה והכשרה למשתמשים. הדרכה נכונה תעזור למשתמשי המערכת לעשות שימוש בצורה יעילה ולהפיק את המרב מהיתרונות שלה. - הכנה לבעיות
כל פרויקט טכנולוגי יכול להיתקל בבעיות. חשוב להיות מוכנים לבעיות ולתכנן כיצד להערך ולהתמודד איתן.
נשמח לסייע לכם משלב ההבנה מה נדרש דרך בחירת המערכת המתאימה וליווי הביצוע ולאורך חיי המערכת
אתם חייבים להיות מחוברים על מנת לשלוח תגובה.